Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Tämä tietosuojaseloste koskee Perhekuntoutuskeskus Lauste ry:n tuottamien sijaishuollon, laitosperhekuntoutuksen, avopalveluiden ja koulupalveluiden asiakkaita, joiden osalta se toimii rekisterinpitäjänä tai tietojen käsittelijänä.

Mikäli asiakassuhde perustuu kunnan tai kuntayhtymän toimeksiantoon, toimii rekisterinpitäjänä ko. kunta tai kuntayhtymä ja Perhekuntoutuskeskus Lauste toimii tietojen käsittelijänä. Näiden asiakastietojen osalta noudatetaan voimassaolevaa lainsäädäntöä ja rekisterinpitäjän antamia ohjeita. Edellä mainittujen rekistereiden osalta pyydämme olemaan yhteydessä suoraan sijoittavan kunnan sosiaalitoimeen.

Perhekuntoutuskeskus Lauste ry
Mustionkatu 23
20750 Turku
0774963-9

2 Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Perhekuntoutuskeskus Lauste ry:n tietosuojavastaavana toimii talouspäällikkö Merja Nordberg, etunimi.sukunimi@lauste.fi, puhelinvaihde 040 940 1630.

3 Asiakasrekisterin käyttötarkoitus ja tietojen käsittelyn peruste

Asiakastietojen käsittely perustuu sijoittavien kuntien tekemiin lastensuojelu- ja sosiaalihuolto- sekä perusopetuslain mukaisiin päätöksiin.

Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan hoidon, kuntoutuksen ja opetuksen suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin sekä muihin lain mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Kunnan tai kuntayhtymän ollessa rekisterinpitäjä, säilytetään nämä asiakastiedot erillisenä ja ne luovutetaan rekisterinpitäjälle asiakassuhteen päätyttyä arkistoitavaksi.

4 Asiakasrekisteriin tallennetut tiedot

  • Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.
  • Sijoittavan kunnan/kuntayhtymän nimeämät lähiomaiset ja muut yhteyshenkilöt/-tahot.
  • Asiakkaan nimeämä lähiomainen, alaikäisen asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat yhteyshenkilöt/-tahot.
  • Asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.
  • Tiedot palvelun kestosta, palvelun laskutustiedot ja laskutusosoitteet.
  • Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
  • Asiakkaan hoitoa ja kuntoutusta toteuttaneen henkilön tiedot.
  • Perusopetuksen todistukset ja henkilökohtaiset opetuksen järjestämistä koskevat suunnitelmat.

Kaikki asiakasrekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Asiakkaan hoitoon ja kuntoutukseen osallistuvien ammattihenkilöiden kirjaamat tiedot talletetaan samaan rekisteriin sen osarekisteriksi.

Sähköisen rekisterin lisäksi voidaan ylläpitää osarekisterinä erillisiä paperilla olevia rekistereitä, jotka voivat sisältää mm. tietoja asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen luovuttamiseen, allekirjoitettuja vuokra- ja palvelusopimuksia, lääkelista tai muita vastaavia listoja, joilla varmistetaan hoidon ja kuntoutuksen toteutuminen.

4.1 Säännönmukaiset tietolähteet

Sijoittava kunta/kuntayhtymä, asiakas, asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen.

Hoito- ja kasvatushenkilöstö sekä terveyden- ja sosiaalihuollon sekä muut ammattihenkilöt.

4.2 Säilytysaika

Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä tietojen säilytysajoista.

5 Asiakastietojen luovuttaminen

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Kun kyseinen palvelu annetaan kunnan/kuntayhtymän toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin kunta/kuntayhtymä päättää kaikesta tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on lakisääteinen perusta.

Luovutuksensaajaryhmät:

  • Jatkohoitotilanteessa asiakkaan kirjallisella suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
  • Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
  • Asiakkaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä asiakkaan lähiomainen, jos asiakas on antanut tähän nimenomaisen yksilöidyn suostumuksensa. Jos alaikäinen asiakas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää itseään koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.
  • Lisäksi tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan asiakkaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan antaa tieto asiakkaasta ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin menettelemästä.

6 Asiakastietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille.

Asiakastietoja voivat käyttää ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Tietojenkäsittelijän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja määrittää käyttöoikeustasoista, joita työntekijöille myönnetään. Käyttäjätunnusten saannin edellytyksenä on salassapitositoumuksen sekä tietosuojasitoumuksen allekirjoittaminen.

Sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiasiakirjat ja asiakastyössä syntyvät videotallenteet pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

7 Rekisteröidyn oikeudet

7.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti.

Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa toimintayksikön vastuuhenkilö tai hänen määräämä muu sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä asiakasrekisteriin.

Kun palvelu perustuu kunnan/kuntayhtymän toimeksiantoon, myöntää tarkastusoikeuden ko. kunnan/kuntayhtymän viranhaltija kirjallisen pyynnön perusteella.

7.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (asiakasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Perhekuntoutuskeskus Lausteen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi:

  • Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Asiakkaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.
  • Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on asiakasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
  • Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Asiakirjoihin merkitään korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste.

7.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

8 Yhteydenotot

Pääsääntöisesti omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä oman kuntansa/kuntayhtymänsä vastaavaan viranhaltijaan, joka toimii rekisterinpitäjänä ja päättää tietojen luovuttamisesta.

Perhekuntoutuskeskus Lausteelle tulleet pyynnöt välitetään kunnan/kuntayhtymän viranhaltijalle käsiteltäväksi. Kunnan/kuntayhtymän vastaavan viranhaltijan pyynnöstä Perhekuntoutuskeskus Lauste toimittaa rekisteröidyn tiedot kunnalle/kuntayhtymälle, joka päättää niiden luovuttamisesta ja mahdollisista tietojen oikaisuista.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä Perhekuntoutuskeskus Lausteeseen postitse osoitteeseen: Perhekuntoutuskeskus Lauste/Asiakasrekisteri, Mustionkatu 23, 20750 Turku.


Evästeiden käyttö sivustollamme

Eväste on tietokoneelle tallennettava pieni tekstitiedosto. Perhekuntoutuskeskus Lausteen verkkosivuilla evästetiedostoja käytetään ensisijaisesti parantamaan sivuston käyttökokemusta ja toiminnallisuuksia sekä sivuilla olevan sisällön käytön arviointiin. Vierailija voi kieltää evästeiden tallentamisen muuttamalla käyttämänsä internet-selaimen asetuksia. Lisätietoja tästä löytyy selaimen käyttöohjeesta. Joissain tilanteissa sivuston käyttökokemus saattaa heikentyä evästeiden kieltämisestä johtuen.

Perhekuntoutuskeskus Lausteen verkkosivuilla on yhteyksiä kolmansien osapuolien tuottamiin verkkopalveluihin ja sisältöihin (mm. sosiaalisen median laajennuksia, analytiikkaa). Nämä voivat ladata sisältöä, tietoa ja evästeitä näiden palveluntarjoajien omilta palvelimilta. Tässä tilanteessa kolmas osapuoli voi myös käyttää omia evästeitä omien käyttöehtojensa mukaisesti. Perhekuntoutuskeskus Lauste pyrkii aina varmistamaan, että kolmannet osapuolet noudattavat hyviä tietosuojakäytäntöjä sekä voimassaolevia lakeja ja asetuksia.

Kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöt:
Google https://policies.google.com/privacy/update?hl=fi
Facebook https://www.facebook.com/about/privacy/update
Tawk.to Inc https://www.tawk.to/data-protection/gdpr/
Youtube https://support.google.com/youtube/answer/7671399
Sharethis.com https://www.sharethis.com/privacy/